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A escolha de softwares de faturação pode ser um desafio, pelos vários fatores a considerar. Saiba como escolher o melhor para a sua empresa.
A escolha do software de faturação é uma parte essencial da gestão de qualquer negócio. Evita erros comprometedores, aumenta a eficiência das equipas, e simplifica o apuramento de resultados. No entanto, com tantas opções de softwares de faturação certificados no mercado, tomar a decisão certa não é tarefa fácil. Descubra os principais fatores a ter em conta no momento da decisão, e saiba como escolher o software que melhor se adapta ao seu negócio.
Quais as vantagens dos softwares de faturação?
A utilização de softwares de faturação, para além de ser obrigatória, reúne vantagens significativas para todos os negócios. Passamos a descrever as principais.
Os softwares de faturação agilizam as transações comerciais
Utilizar softwares de faturação significa emitir uma fatura em poucos segundos e receber cobranças mais depressa do que com os métodos tradicionais. As faturas podem ser enviadas por correio eletrónico de forma automática e ficam disponíveis na “nuvem”, o que torna mais fácil guardar e localizar documentos já emitidos.
Melhor experiência do cliente
Os clientes também sentem estes benefícios. O facto de receberem as faturas comodamente no seu email reduz o risco de extravio e aumenta a segurança e confidencialidade dos dados. Além disso, se o envio for feito de forma automática, sempre na mesma data, e para as pessoas certas, a probabilidade de erro é minimizada.
Os softwares de faturação facilitam as tarefas contabilísticas
Os sistemas estão cada vez mais interligados e o software de faturação não é exceção. Sempre que é introduzida uma venda ou uma encomenda, o sistema pode atualizar automaticamente os níveis de stock e registos de clientes. Da mesma forma, os softwares de faturação mais recentes também agilizam a verificação de extratos bancários, declarações de IVA, contas de gestão mensais e a gestão de folha de pagamentos. A articulação entre a atividade comercial e a atividade contabilística fica assegurada de forma mais ágil e eficaz.
Os softwares de faturação fornecem relatórios de gestão em tempo real
Com softwares de faturação, é possível visualizar, através de dashboards intuitivos, dados importantes como os balanços, relatórios de lucros e perdas, fluxo de caixa ou ainda o desempenho comercial de determinadas categorias de produtos ou serviços.
Pode também consultar as faturas por liquidar, verificar o saldo da sua conta bancária, ou até mesmo estimar a rentabilidade de um determinado trabalho. Tudo isto com menos cálculos manuais.
Como escolher o software de faturação mais indicado para o seu negócio
Escolher um software de faturação não é uma tarefa fácil, mas com estas dicas, poderá tomar uma decisão informada.
1. Avalie as suas necessidades
O primeiro passo para selecionar um software de faturação é identificar as necessidades. As mais comuns são naturalmente a faturação e emissão de recibos, mas considere também a necessidade de controlar compras e pagamentos, de gestão bancária e de caixa, apuramento de IVA e outros impostos. Será importante ter o controle das contas dos clientes e do inventário e salários?
Além destas funções, faça o mapeamento das necessidades específicas do seu negócio. Por exemplo, poderá precisar que o software faça uma integração com a sua solução de comércio eletrónico ou que converta automaticamente moedas de acordo com a taxa de câmbio correta, se vender para vários países.
Verifique também se o software de faturação permite flexibilidade suficiente para acrescentar, editar ou eliminar campos e controlos, personalizar documentos e adaptar os documentos à sua identidade gráfica.
2. Escolha um software de faturação certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira
A Autoridade Tributária e Aduaneira disponibiliza, no seu site, uma lista de softwares de faturação que cumprem os requisitos legais em vigor. Assim, beneficie desta segurança adicional escolhendo um programa devidamente certificado. Tenha em atenção que é obrigatório por Lei utilizar um software de faturação certificado nas seguintes circunstâncias
Volume de negócios superior a €50.000 no ano civil anterior.
Volume de negócios anualizado superior a €50.000 no ano em que inicia atividade.
Utilização prévia de software de faturação.
Contabilidade organizada.
O incumprimento desta regra, nos termos legalmente previstos, é punido com uma coima.
3. Prefira um software de faturação com atualizações gratuitas
A Autoridade Tributária e Aduaneira exige alterações regulares aos programas de faturação, quer para reforçar o combate à fraude e evasão fiscal, quer para modernizar o sistema. Por exemplo, algumas das mais recentes consistiram na obrigatoriedade de códigos QR nas faturas e a assinatura eletrónica qualificada.
Assim, o software de faturação deve disponibilizar atualizações gratuitas, de forma atempada e sem problemas de instalação, de modo a poder acompanhar tranquilamente todas as alterações que venham a ser introduzidas na Lei.
4. Verifique os plugins e integrações
Confirme se o software de faturação consegue integrar outras ferramentas que utiliza no seu negócio. Por exemplo, se tem uma loja online, é importante que o programa crie automaticamente uma fatura a cada compra ocorrida no seu site, e faça a respetiva atualização no inventário. Poderá também precisar de integrar o seu software de faturação com o seu CRM (Customer Relationship Management), ou outras plataformas.
Verifique se é possível integrar meios de pagamento no seu software de faturação. Por exemplo, a multinacional PHC Software celebrou connosco uma importante parceria que permite que os utilizadores deste programa acedam às soluções Easypay de forma nativa, sem qualquer esforço de integração. Assim, fica facilitado o acesso a várias formas de pagamento, como Referência Multibanco, MB Way, Cartões Visa & Mastercard e Débito Direto. O resultado? Proporcionar aos clientes menos atrito no momento de pagar, ao mesmo tempo que lhes oferece soluções inovadoras e integradas no software de faturação.
5. Não descure a segurança
A segurança é um dos aspetos mais sensíveis para qualquer empresa. A perda de dados e os ataques de ransomware são algumas das situações mais preocupantes, mas o número de ameaças não para de crescer. Por isso, recorra às últimas inovações tecnológicas para proteger a sua empresa.
Assim, certifique-se de que o software de faturação executa backups diários. Duplicar a informação noutro local é uma estratégia eficaz para preservar a segurança dos dados e garantir que estão acessíveis a qualquer momento, eliminando o risco de perda.
6. Considere a escalabilidade
Pense no futuro da empresa e prefira um software de faturação que sustente o crescimento do seu negócio. Certifique-se de que o programa se ajusta automaticamente à sua expansão, e que possa ser complementado com diferentes módulos conforme o seu crescimento.
É importante que o software de faturação não imponha limites quanto ao número de fornecedores, clientes, artigos que pode criar ou para o número de documentos que pode emitir. Assim, conseguirá comportar o crescimento da sua empresa, mantendo sempre elevados níveis de performance.
7. Avalie o apoio ao cliente
O software de faturação deve ter uma utilização fácil e intuitiva, mas, ainda assim, o apoio ao cliente é importante para responder de forma rápida, direta e objetiva a eventuais dúvidas e problemas que possam surgir.
O seu negócio não pode correr o risco de ficar temporariamente indisponível, enquanto aguarda por uma resolução que tarda em chegar. Assim, na sua pesquisa, coloque todas as suas dúvidas à equipa de suporte para conhecer de perto a sua forma de agir e avaliar o nível de profissionalismo, envolvimento e compromisso.
8. Consulte a sua equipa
É importante envolver os seus colaboradores na escolha do software de faturação, uma vez que irão trabalhar com o programa de forma mais direta. O conhecimento e a experiência que detêm podem ser uma mais-valia para o processo de escolha.
9. Ponha o software de faturação à prova
Depois de percorrer estes crivos, terá chegado a uma ou duas alternativas vencedoras. É agora altura de testar. A maioria dos softwares de faturação oferecem um período experimental gratuito, que pode ir até 30 dias.
Assim, aproveite esse tempo para verificar todas as funcionalidades e confirmar que o programa cumpre os requisitos que definiu anteriormente. Desta forma, terá ao seu alcance uma experiência comprovada antes de tomar a decisão final e fechar a subscrição.
Easypay, ao seu lado para agilizar processos
Com estas orientações para escolher softwares de faturação, estará em melhor posição para tomar a decisão acertada e beneficiar de processos mais ágeis e eficazes.
