Descubra como funciona o QR Code nas faturas, obrigatório desde 2022, e que permite simplificar a faturação e acelerar pagamentos.
A introdução do QR Code foi uma das medidas incluídas no programa Simplex+. Afeta todos os comerciantes que emitam faturas em Portugal, é obrigatório e permite simplificar e acelerar o pagamento de faturas.
O que é QR Code nas faturas e para que serve?
QR Code designa, em inglês, Quick Response Code (Código de Resposta Rápida), e é um tipo de código de barras bidimensional que guarda informações de maneira eficiente e compacta. Ao contrário dos códigos de barras tradicionais, que só podem armazenar dados na horizontal, os QR Codes podem armazenar informações em ambas as direções, o que lhes permite conter uma quantidade significativamente maior de dados.
Fonte: Zappy
Quando aplicado a faturas, o QR Code serve como uma ponte digital entre a fatura e os sistemas de pagamento eletrónico. Contém os principais dados de uma fatura, como o valor a ser pago, a identificação fiscal do adquirente e do emissor, o país, data, impostos e taxas. Todas estas informações são codificadas no padrão de barras do QR Code. Incluir o QR Code nas faturas é por isso obrigatório por lei desde 1 de janeiro de 2022, conforme disposto pelo Decreto-Lei n.º 28/2019 e pela Portaria n.º 195/2020. Além disso, deve ainda constar em todos os documentos fiscais relevantes, como orçamentos, faturas pró-forma, documentos retificativos, guias de transporte, entre outros.
Como funciona o pagamento das faturas por QR Code?
O pagamento de faturas por QR Code é um processo simples e eficiente. Aqui está uma explicação passo a passo de como funciona:
1. Emissão da fatura
O cliente recebe uma fatura, com o mesmo aspeto e campos, e ainda com um QR Code.
2. Scan do QR Code
O cliente faz scan ao QR Code para ler as informações nele contidas.
3. Checkout para pagamento
O cliente é redirecionado para uma pagina de pagamento com os meios de pagamento possíveis de utilizar..
4. Processamento e confirmação
O cliente efetua o pagamento usando o método escolhido. De seguida, o comerciante é notificado de que a fatura está paga e que pode iniciar a expedição, ou simplesmente dar como paga a fatura.
Porque é que o seu negócio deve ter QR Code nas faturas?
Incluir QR Codes nas faturas oferece diversas vantagens tanto para os comerciantes como para os clientes. As principais incluem:
1. Acesso a checkout com vários meios de pagamento
Os clientes têm preferências diferentes quando se trata de métodos de pagamento. Alguns preferem cartões de crédito, outros preferem MB Way ou referências multibanco, entre várias outras alternativas. Ao fazer scan do QR Code, com a easypay e o Cegid Primavera, o cliente é redirecionado para um checkout com vários meios de pagamento disponíveis, para escolherem aquele com que se sentem mais confortáveis. O processo torna-se mais conveniente, o que ajuda a aumentar as vendas.
2. Pagamentos mais rápidos
Os QR Codes tornam o processo de pagamento mais fácil. Os clientes podem simplesmente fazer scan ao código usando o telemóvel, eliminando a necessidade de digitar manualmente os detalhes do pagamento, como o IBAN, o destinatário e valor a ser pago. Para as empresas, o uso de QR Codes acelera o recebimento e o processamento de pagamentos, uma vez que o processo é automatizado.
3. Menor probabilidade de erro humano
Como os dados são lidos automaticamente do QR Code, há menor probabilidade de lapso humano ao inserir informações manualmente ou de perda de informação. Isto ajuda a garantir que as transações são processadas corretamente. Além disso, promove a desmaterialização de documentos e um maior controlo das operações.
4. Pagamentos seguros
Os QR Codes são seguros e difíceis de falsificar. Além disso, os sistemas de pagamento associados aos QR Codes contam com medidas de segurança robustas para proteger as transações financeiras.
5. Comunicação simplificada ao Fisco
Com o QR Code, o cliente tem uma segunda oportunidade para comunicar as suas despesas ao Fisco. Mesmo que se tenha esquecido de pedir fatura com número de contribuinte, pode facilmente enviar essa fatura para o portal das finanças com o telemóvel.
Como colocar QR Code nas faturas?
A colocação do QR Code deve seguir as especificações técnicas definidas pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT):
- O QR Code deve ser emitido por programas certificados pela AT.
- Deve ter uma dimensão mínima de 3×3 cm para garantir a legibilidade, qualquer que seja o meio de apresentação ao cliente.
- Quando os documentos têm mais de uma página, o QR Code deverá estar na primeira ou na última página.
Easypay, o parceiro que simplifica e agiliza os seus pagamentos
A Easypay disponibiliza um add-on para o software de faturação Cegid Primavera, que permite a introdução automática de códigos QR nas faturas. Ao ligar diretamente o sistema de faturação com a gestão financeira as transações são automaticamente registadas e reconciliadas. Assim, poupa tempo e melhora a precisão dos registos financeiros. Esta possibilidade é ainda mais vantajosa no caso do Pay By Link, uma vez que permite fazer a reconciliação automática do pagamento de uma fatura.
Com a Easypay, tem ao seu dispor um add-on para software de faturação Cegid_Primavera que permite emitir faturas com QR Codes, redirecionando o cliente para a página de checkout com todos os meios de pagamento. Entre em contacto e descubra como podemos ajudar a simplificar e automatizar o processo financeiro, com maior precisão e eficiência.